El surgimiento de la pandemia producto del COVID-19 y las restricciones impuestas por los Gobiernos para poder combatirla aunada a la necesidad de cumplir con las auditorías normativas, legales, o por políticas internas de cada empresa han hecho que se revisen los enfoques de auditoría, se intensifique en mayor grado el uso de la tecnología y de las técnicas de auditoría remota.
Las auditorías internas y externas han encontrado en la auditoría remota una alternativa para encontrar estrategias y cumplir los objetivos en cada parte del proceso de auditoría: planificación, revisión de documentos, trabajo de campo y/o reconocimiento en sitio, entrevistas y reuniones de cierre.
Consideraciones a tomar en cuenta en la auditoría remota
Al auditar de forma remota, primero hay que asegurar que los auditores cuenten con la infraestructura tecnológica adecuada y que hayan recibido capacitación oportuna para poder realizar todo este proceso.
Planificación
La planificación y el alcance son fundamentales en cada auditoría. En la reunión inicial los auditores debemos considerar una discusión sobre el alcance y oportunidad, y centrarnos en explicar a los participantes el enfoque de auditoría remota, explicar las semejanzas y diferencias previstas entre esta auditoría y las auditorías presenciales a las que están acostumbrados las empresas a auditar. Entre los temas a preguntar tenemos: cómo y cuándo se compartirá la información y quién la proporcionará, qué tecnología se utilizará (desde plataformas virtuales, videoconferencias, uso de correo electrónico, cámaras, celulares, otros), qué autorizaciones se deben coordinar previamente para el uso de videos y fotografías.
Es importante considerar desde el inicio del encargo, las limitaciones de la auditoría remota y explicar y/o analizar que quizás en un muy corto plazo sea necesario realizar trabajos presenciales basados en los resultados de dicha auditoría, o una vez que se reactiven las actividades (reinicio por fases) en su totalidad se realicen visitas físicas a la oficina y/o sucursales de las empresas (por ejemplo, se estipula por política de la Compañía o por mandato dado por el Estado que ya se pueden realizar viajes a provincias), lo cual se debe considerar antes del cierre de las auditorías.
Revisión de documentos
La revisión remota de documentos es similar a la revisión de documentos físicos en instalaciones de la empresa a auditar, considerando la confidencialidad necesaria.
La información en formato digital (pdfs, otros) es preparada y cargada por la empresa auditada en una plataforma de uso compartido de archivos (correo, sharepoint, unidades compartidas, otros). Los auditores debemos recibir y revisar la información en el formato que se obtenga más fácilmente, y así reducir al mínimo los problemas que puedan surgir en la carga de información. Adicionalmente, para mayor practicidad, la empresa a auditar puede conceder el acceso directo de forma temporal, únicamente durante la duración de la auditoría.
Los auditores debemos crear estrategias para revisar los datos de forma remota. Por ejemplo, al conocer el volumen de transacciones a revisar (número de registros) puede considerar como mejor alternativa el procedimiento de muestreo. Es decir, si se decide revisar la totalidad o parte de la información disponible, la estrategia debe discutirse con los clientes para asegurar que proporcionen la información correcta para apoyar la estrategia de muestreo. Para realizar las consultas que se realizarán durante las entrevistas remotas se puede realizar videoconferencias entre el auditor y el personal del cliente
Trabajo de campo y/o reconocimiento del sitio
El reconocimiento de sitios remotos o realizar las visitas en situ es quizás el tema más discutido de la auditoría remota. Se deben utilizar soluciones tecnológicas para lograr un reconocimiento adecuado del sitio, por ejemplo usando tecnología de transmisión en vivo, aunque puede tener algunas limitaciones: instalaciones que no cuentan con wifi en todas las áreas, no tener cobertura, deficiente intensidad de la señal de celular y/o internet lo cual degrada la transmisión; problemas en las observaciones remotas, otros. Todas estas posibles limitaciones deben ser previamente evaluadas por la empresa para poder subsanarlas antes de que realicen las visitas remotas.
Una alternativa para realizar un reconocimiento en situ es el uso de teléfonos celulares de tecnología avanzada para tomar fotografías digitales y videos. Este enfoque proporciona una ventaja ya que estos dispositivos son fácilmente disponibles y son compatibles con la mayoría de las soluciones de almacenamiento informático de la empresa (por ejemplo, SharePoint).
Toda esta utilización de tecnología para obtener evidencia tiene que ser evaluada por el auditor y considerar la confiabilidad y suficiencia de dicha evidencia, ser documentada en los papeles de trabajo y explicar cómo se ha abordado los riesgos relacionados con dicha evidencia y de ser necesario realizar las consultas necesarias en las entrevistas remotas.
El enfoque mencionado se puede utilizar por ejemplo para la participación en la observación de los inventarios de fin de año o en inventarios de activos fijos, de igual manera el auditor deberá gestionar oportunamente con la gerencia de la entidad auditada la verificación física, en caso sea posible, siguiendo los protocolos de sanidad de la entidad auditada y requeridos por el Estado.
Entrevistas remotas
Las entrevistas remotas no difieren de las entrevistas en persona y se pueden realizar programando videollamadas con personal clave a través de las herramientas tecnológicas que ahora se están utilizando en mayor grado (Microsoft teams, Zoom u otros). Los auditores debemos preparar un listado u hojas de verificación de preguntas así como la solicitud de información adicional a ser requerida, luego de revisar la documentación proporcionada previamente y dejar por escrito la evidencia obtenida.
Reunión de cierre
La reunión de cierre remota es prácticamente la misma que el de una auditoría presencial donde se presentarán los resultados preliminares y/o finales de la auditoría a las partes interesadas, se resolverán las consultas y se discutirán los resultados de la auditoría y así poder brindar una alternativa de mejora continua y cumplimiento de necesidades de información.
Como conclusión debemos considerar que la auditoría remota no es un reemplazo para una auditoría en persona. Sin embargo, en las circunstancias actuales que vivimos en el Perú y el mundo, esta alternativa de auditoría desempeña un papel importante para realizar nuestro trabajo de forma confiable, responsable y que los reportes que emitamos cumplan con las necesidades de información de los usuarios de los estados financieros.